Сегодня мы предлагаем вернуться к вопросу обработки персональных данных, а точнее – к актуализации данных, содержащихся в реестре операторов персональных данных.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” действительно является весьма неприятным и сложным для соблюдения. Статья 22 данного закона, помимо вопроса включения в реестр операторов персональных данных, регулирует также аспекты актуализации этих сведений. Но вы ведь не закон читать собрались? Иначе это будет сухо, неинтересно и скучно.
Итак, разбираемся с актуализацией, минимизацией издержек, защитой от рисков и снижением штрафных санкций:
- Что нужно актуализировать:
1.1. Название оператора
1.2. Цели обработки
1.3. Меры защиты информации, в том числе криптографическая защита
1.4. Данные лица, ответственного за защиту персональных данных
1.5. Контакты (адрес, телефон, электронная почта) лица, ответственного за защиту персональных данных
- Жизненные ситуации, при которых нужно вносить изменения:
2.1. Смена фамилии ответственного лица, индивидуального предпринимателя или подписанта юридического лица. Как пример, свадьба – это хорошо, но документы придется менять долго.
2.2. Увольнение лица, ответственного за защиту персональных данных и прием на эту должность нового сотрудника.
2.3. Реорганизация юридического лица, связанная с изменением названия либо организационно-правовой формы.
2.4. Смена CRM и использование новых средств криптографической защиты (шифрования данных).
2.5. Смена корпоративной связи.
2.6. Изменение целей обработки персональных данных (расширение перечня каналов связи с клиентами или сотрудниками).
2.7. Изменение законодательства (например, обязательства по распространению информации об уровне квалификации и образовании сотрудников, как это принято в отношении медицинских работников).
- Когда вносить изменения: до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения. Например, поменяли фамилию в июле, необходимо подать документы до 16 августа (15 августа еще успели, а вот 16 августа – уже опоздали).
- Как защититься от рисков и минимизировать штрафы?
Здесь сложнее. Первое что необходимо сделать – это найди баланс между объемами обрабатываемых персональных данных и существующими целями. Классический пример: в личном деле сотрудника не стоит хранить копию его паспорта, но необходимо хранить паспортные данные (да-да, просто переписывать их в форму, а «ксерокопию» в дело вкладывать не стоит – избыточная обработка получается, ведь в паспорте есть фотография). Второе – зарегистрироваться в Роскомнадзоре как оператор персональных данных и указать именно обрабатываемые данные, а не указывать все подряд. Третье – проконтролировать соответствие заявленного к обработке перечня персональных данных списку, указанному в политике по обработке персональных данных, а также фактической обработке. Сложно? Да, сделать правильно – сложно, но нужно. Как минимум, вы сами будете понимать как работает ваш бизнес (и как должен).
Также не стоит забывать сообщать об изменениях. Помните, если начата обработка дополнительных персональных данных и вы об этом не сообщили в Роскомнадзор, то мы их обрабатываете без разрешения, а это влечет за собой штрафные санкции. - Как экономить?
А вот тут все проще, экономить можно двумя путями:
5.1. Готовить документы заранее. Профилактика всегда дешевле лечения. Услуги юриста для исправления недостатков за ночь до проверки стоят намного дороже обычной, плановой работы.
5.2. Абонентское обслуживание. Оно действительно сближает исполнителя и заказчика, позволяет растянуть оплату аудита и подготовки документов во времени (да и получить индивидуальные условия при длительном сотрудничестве также всегда проще).
На сегодня мы заканчиваем разбор вопрос актуализации данных оператора персональных данных и напоминаем, что наша компания готова оказать Вам помощь в плановом аудите документации по обработке персональных данных, в актуализации данных оператора в Роскомнадзоре. Если же случится внеплановая проверка и потребуется срочная юридическая помощь – мы также готовы ее оказать, но лучше пусть она Вам не потребуется.
Наши контакты: +7 978 137 56 29 (телефон, телеграмм, WhatApp)
